Каждой компании (юридическому лицу) выделяется, так называемый «корпоративный кабинет» (можно несколько, например, для филиалов или обособленных подразделений), в котором в дальнейшем будут храниться её документы.
При этом каждому Пользователю выдается «логин-пароль», а ключи электронной подписи выдаются только тем Пользователям, которые наделены правом подписи документов. Такой подход позволяет резко сократить стоимость использования технологии ЭДО, поскольку предполагает приобретение минимального количества электронных ключей и лицензионного программного обеспечения КриптоПро только для лиц, подписывающих электронные документы.
После получения Пользователем доступа к Порталу ЭДО он создает на своем персональном компьютере документы в виде файлов любого формата (.doc, .exl, .pdf и т.п.), а затем загружает их на Портал ЭДО в «корпоративный кабинет» своей компании.
После этого Пользователь может направить документы внутри своей компании любому другому Пользователю, подключенному к Порталу ЭДО (у которого также есть «логин-пароль») для согласования. Под функцией согласования в данном случае понимается фиксирование того факта, что Пользователь согласовал документ или отказался это сделать. Указанная функция реализована специальными средствами Портала ЭДО и не требует наличия электронной подписи. При этом все действия согласующих лиц (факт согласования, время и комментарии) фиксируются и отображаются в специальном приложении к документу, называемом «карточка документа» (аналог бумажного «бегунка»). Внести несанкционированные изменения в «карточку документа» невозможно.
После согласования документа всеми причастными его можно направить на подпись лицу, имеющему право подписи. При этом все уведомления о поступлении документа приходят получающему его Пользователю по электронной почте в виде ссылки, при нажатии на которую на экране компьютера открывается пришедший документ. Это очень удобно, поскольку напоминает интерфейс электронной почты, к которому многие Пользователи уже привыкли.
После пересылки подписанного документа в «корпоративный кабинет» контрагента «карточка документа» не пересылается. Таким образом, контрагент получает документ, подписанный лишь электронной подписью уполномоченного лица, а список лиц, согласовывающих этот документ, не видит (что полностью соответствует алгоритму передачи документов на бумажных носителях, на которых присутствует лишь одна рукописная подпись руководителя, заверенная печатью, а согласующие подписи всегда отсутствуют).
Кроме того, технология «Клиент-Клиент» позволяет Пользователю самостоятельно создавать архивы документов с помощью механизма создания электронных папок (аналогично папкам для бумажных документов). При этом для ускорения поиска документов Портал ЭДО предоставляет Пользователю специальные фильтры (по названию документа, по дате, по названию контрагента, по статусу «входящий/исходящий» и т.п.), использование которых обеспечивает мгновенный поиск необходимого документа.Каждому сотруднику Пользователя Портала ЭДО выдается «логин-пароль», а также электронный ключ, если этот сотрудник наделен правом подписи документов. Такой подход позволяет резко сократить стоимость использования технологии, поскольку предполагает приобретение минимального количества электронных ключей и необходимых лицензий для их применения.
В дальнейшем сотрудники Пользователя Портала ЭДО создают на своих персональных компьютерах документы (файлы в любом формате, например, .doc, .exl, .pdfи т.д..), после чего загружает их в «корпоративный кабинет» своей компании.
Затем сотрудник может направить эти документы внутри своей компании любому сотруднику, подключенному к Порталу ЭДО (имеющему «логин-пароль») для согласования. Под функцией согласования в данном случае понимается фиксирование того факта, что сотрудник согласовал документ или отказался это сделать. Указанная функция реализована специальными средствами Портала ЭДО и не требует наличия электронной подписи. Все действия согласующих лиц (факт согласования, время и комментарии) фиксируются и отображаются в специальном приложении к документу, называемом «карточка документа» (аналог бумажного «бегунка»). Внести несанкционированные изменения в «карточку документа» невозможно.
После согласования документа всеми причастными, его можно направить на подпись руководителю. Руководитель может просмотреть как документ, так и «карточку документа» и подписать документ.
Все уведомления об отправке документа на согласование приходят получающему сотруднику по его электронной почте, в виде ссылки, при нажатии на которую, на экране компьютера сотрудника сразу же открывается пришедший документ. Это очень удобно, поскольку напоминает интерфейс электронной почты, к которому многие Пользователи уже привыкли.
Технология «клиент-клиент» реализована таким образом, чтобы после дальнейшей пересылки документа в «корпоративный кабинет» другого юридического лица, список согласующих лиц в «карточке документа» отсутствовал. А на документе присутствовала лишь одна (в случае необходимости, несколько) электронная подпись уполномоченного лица. Аналогично алгоритму передачи документов на бумажных носителях, где имеется лишь одна рукописная подпись руководителя, заверенная печатью, а согласующих подписей нет.
Поиск документов в электронном архиве осуществляется легко, благодаря наличию специальных фильтров (по названию документа, по дате, по названию контрагента, по входящему/исходящему), а сами документы для удобства можно хранить в создаваемых Пользователем Портала ЭДО электронных папках (аналогично папкам для бумажных документов).